Jenis dan Penggunaan Mesin Absensnsi

Akhirnya bisa update lagi nih, ane lanjutin post yang minggu kemaren nih gan mengenai mesin-mesin absen yang kemaren hanya cuman kesampein setengahnya saja. Nah ada tiga lagi nih yang belum ane sampain dan yang ini lebih cangggih lagi dari pada ketiga mesin yang sebelumnya, antara lain adalah :

4. Mesin Absensi Fingerprint (Sidik Jari)

Mesin Absensi Fingerprint/sidik jari adalah salahsatu mesin absensi jenis biometrik yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan. Mesin absensi fingerprint ini mulai dikenal dan dihunakan sejak tahun 1997.

Pencipta mesin absensi ini menyadari bahwa salah satu dari bagian tubuh manusia yang paling mudah untuk diguanakan adalah tangan yang dari masing-masing orang memiliki keunikan dan perbedaan tersendiri pada setiap tangannya terutama pada sidik jarinya. Hal inilah yang menginspirasi penemu dan pencipta mengintegrasikan mesin absensi fingerprint.

Ø  Cara penggunaan

Tidak jauh berbeda dengan mesin absensi lainnya, mesin ini juga memerlukan pendataan terlebih dahulu sebelum mulai digunakan. Penginputan datanya sedikit berbea, yaitu dengan mendata sidik jari kemudian memasukan data-data yang lain seperti nama, nomor pegawai serta data-data lain yang mungkin dibutuhkan.

Setelah proses penginputan data selesai, barulah mesin absen ini dapat digunakan. Saat memasuki area kerja setiap karyawan mau tidak mau harus menempelkan sidik jarinya di tempat yang telah disediakan. Kemudian software yang telah terintegrasi akan memproses data yang masuk lebih lanjut dan keudian dapat dilihat dengan menggunakan komputer oleh kepala bagian dan karyawan untuk memantau karyawan.

Setiap mesin atau alat elektonik rata-rata pasti tidak luput dari kelebiahan dan kekurangan, dibawah ini kekurangan dan kelebihan mesin asbensi ini antara lain:

Kelebihan Mesin Absensi Fingerprint (Sidik Jari) adalah:

-          Penggunaan yang praktis dan simple lebih memudahkan karyawan untuk mengabsen dan membuktikan kehadirannya dengan cara menempelkan salah satu jari atau seluruh jari tangannya pada motor yang telah tersedia pasin absensi.

-          Pendataan absensi lebih akurat karena mediayang diguankan lunutk mendata absensi karyawan adalah sidik mjari mereka masing-masing, maka akurasi absensi akan terjamin.

-          Tidak ada lagi karyawan yang menitip absensinya, kerena absensi ini dilakukan oleh masing-masing karyawan dan tidak dapat digantikan oleh orang lain.

-          Kapasitas penyimpanan datanya tidak terbatas dan dapat menampung data sidik jari hingga puluhan ribu bahkan tidak terbatas karena tidak perlu memproduksi kertas/kartu ID.

Kekurangan Mesin Absensi Fingerprint (Sidik Jari) adalah:

-          Umumnya, mesin absensi sidik jari memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari. Mesin ini akan sering mengalami error  atau proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang dideteksi dala keadaan basah, kotor atau berkeringat. Mesin absensi ini sangatlah sensitif, masalah-masalah seperti ini bisa membawa dampak buruk pada konsisi mesin itu sendiri maipun produktivitas perusahaan karena lambatnya pemrosesan absensi karyawan.

5. Mesin Absensi Biometrik

Mesin absensi biometrik adalah mesin absensi yang menggunakan sistem biometrik untuk mengautentifikasi karyawan saat proses mengabsen. Biometrik adalah teknologi khusus yang biasa digunakan pada medis untuk mengidentifikasi manusia dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia itu sendiri. Adapun,  karakteristik yang diidentifikasi menggunakan sistem biometrik ini bisa saja berupa sidik jari, bentuk dan karakteristik wajah, mata, dan suara manusia.

Ø  Cara penggunaan

Karakteristik tertentu karyawan (tergantung jenis mesin absensi yang dipilih) didata dan diinput terlebih dahulu ke dalam sistem software melalui komputer. Kemudian, mesin absensi biometrik ini diletakkan didekat pintu masuk kantor atau ruangan tertentu. Karyawan mendata kehadiran dirinya dengan cara menunjukkan karakteristik tertentu yang disyaratkan pada mesin absensi tersebut dan kemudian data yang masuk ke dalam sistem akan diproses lebih lanjut ke komputer.

Beberapa kelebihan dan kekurangan mesin ini adalah :

Kelebihan

Adapun kelebihan mesin absensi biometrik untuk mengabsen karyawan yaitu:

§  Penggunaan mesin absensi mudah dan praktis. Mengabsen karyawan menjadi sangat simpel dengan menggunakan mesin absensi biometrik berdasarkan penggunaannya. Karyawan dapat mengisi absen dengan cara berdiri di depan mesin absensi tersebut (untuk karakteristik wajah) atau dengan mengeluarkan suara (untuk karakteristik suara)

§  Pendataan daftar kehadiran karyawan lebih akurat. Sistem biometrik membawa manfaat pada proses mengabsen karyawan karena media yang digunakan adalah karakteristik yang terdapat pada diri pegawa itu sendiri sehingga data yang masuk tentunya akurat.

§  Kapasitas user yang banyak. Karena metode yang digunakan yaitu pendeteksian karakteristik wajah manusia, kapasitas input pengguna bisa mencapai ribuan atau puluhan ribu.

Kekurangan

Adapun kekurangan mesin absensi biometrik yaitu:

§  Harga cenderung mahal. Dengan menggunakan teknologi biometrik yang canggih, mesin absensi ini cenderung mahal karena adanya komponen/bahan khusus untuk mendeteksi karakteristik wajah manusia.

§  Error pada saat mengidentifikasi karyawan. Pengidentifikasian karyawan dengan menggunakan sistem biometrik cenderung ditemui beberapa masalah atau error. Misalnya, karakteristik wajah yang lamban diproses dan bahkan tidak bisa diidentifikasi oleh mesin padahal karyawan telah terdaftar. Contoh lain yaitu pada karakteristik suara, seorang pegawai yang sedang mengalami gangguan pada suaranya seperti batuk atau hilang suara akan sulit diidentifikasi oleh mesin absensi.

6. Mesin Absensi Berbasis Web

Web-based mesin absensi atau mesin absensi berbasis web ini merupakan alat yang digunakan untuk mengabsen karyawan secara online/melalui web. Namun, alat yang dimaksud di sini bukanlah mesin seperti mesin absensi pada umumnya, melainkan sebuah platform atau aplikasi komputer yang dapat diakses melalu internet.

Bagian IT perusahaan menciptakan sistem informasi berbasis web di mana seluruh karyawan dapat mengaksesnya melalui komputer mereka masing-masing. Masing-masing karyawan mempunyai nama pengguna dan password. Itu artinya, mesin absensi berbasis web ini ditujukan bagi perusahaan yang pegawainya menggunakan komputer.

Cara penggunaan

Staf IT dan pimpinan perusahaan menentukan dan menginput data karyawan beserta username dan password yang akan mereka pergunakan untuk mengakses mesin absensi berbasis web tersebut dan mengabsen. Setelah sistem software siap dipergunakan dan karyawan perusahaan telah mengetahui data yang harus diinput untuk mengabsen, mesin absensi berbasis web kini dapat difungsikan. Karyawan yang masuk langsung membuka komputernya dan mengakses aplikasi untuk memulai bekerja.

Pada aplikasi tersebut, karyawan diharuskan untuk memasukkan username dan password yang kemudian segera setelah log in, data absensinya akan langsung masuk dan dapat dipantau oleh staf pengelola absen dan pimpinan kantor menggunakan komputer mereka masing-masing atau bahkan menggunakan perangkat apapun yang bisa mengakses internet seperti smartphone, tablet, atau laptop.

Kelebihan

Web-based mesin absensi memiliki kelebihan sebagai berikut:

§  Dapat diakses darimanapun dan kapanpun. Ini adalah kelebihan unggul mesin absensi berbasis web yang tidak ditemui pada mesin absensi jenis lainnya. Perusahaan yang mempunyai cabang di area lain atau divisinya berlokasi di berbagai daerah dapat menggunakan “all-in-one” mesin absensi karena sistem dapat diakses melalui internet yang kemudian dapat di-manage oleh staf pengelola absen dan pimpinan kantor.

§  Data yang diperoleh akurat. Username dan password untuk mengabsen hanya dapat diakses oleh masing-masing karyawan itu sendiri untuk menjaga privasi. Itu berarti data absensi karyawan yang masuk ke sistem akurat.

Kekurangan

Di balik dua kelebihan utamanya, mesin absensi berbasis web juga mempunyai satu kekurangan utama yaitu error atau tidak dapat diakses jika koneksi internet sedang mati karena gangguan dari penyedia internet tersebut atau cuaca yang buruk. Lokasi yang terpencil juga salah satu penyebab utamanya mesin absensi berbasis web tidak dapat digunakan.
Sumber            : http://mesin-absensi.net/

Nama               : Wilman Rahman [202134968088227]

Dosen              : Onno W. Purbo

Kampus           : Surya University